"Effectiviteit is de dingen doen die je dichter bij je doel brengen. Efficiëntie is een bepaalde taak (belangrijk of niet) op de meest economisch mogelijke manier doen. Focus op efficiëntie zonder te letten op effectiviteit, is de nummer één reden waarom we met zijn allen zo druk zijn."

Bovenstaande is vrij vertaald uit The 4 Hour Work Week van Tim Ferriss. In deze blog behandel ik het Pareto Principe. Ook wel bekent als het 80/20 principe. Een praktisch toepasbare methode welke grote invloed heeft gehad op mijn (werkende) leven en dé reden is waarom ik mijn vroegere fulltime baan in 10 uur per week kon doen.

Het idee is dat 80% van alle gevolgen voortkomen uit 20% van de oorzaken. Het doel is je productiviteit en opbrengsten te laten stijgen, terwijl het minder tijd kost. Ook is het te gebruiken voor het bijhouden en evalueren van je wekelijks werkzaamheden, het testen en valideren van aannames en het op gang krijgen (en houden) van een movement. Want lukt het je de cruciale 20% te ontdekken, heb je letterlijk goud in handen.

Vanaf nu geldt:
1. Iets onbelangrijks heel goed doen, maakt het niet belangrijk
2. En als een taak veel tijd kost, maakt dat de taak niet belangrijk

Vilfredo Pareto was een Italiaanse econoom en leefde van 1848 tot 1923. Hij is bekend geworden voor zijn ontdekking dat 80% van het landelijke inkomen werd verdient door 20% van de Italianen. Los van deze bizarre conclusie, bleek de ongelijke verdeling tussen oorzaak en gevolg vaker op te gaan. In de moestuin van Vilfredo bijvoorbeeld. Waar 20% van de geplante peulen zorgde voor 80% van alle erwten. Het Pareto Principe kan ook op andere manieren worden vertaald:

80% van alle resultaten komen voort uit 20% van alle inspanningen en tijd
80% van alle winsten komen voort uit 20% van alle producten en klanten
80% van al je plezier komt voort uit 20% van al je activiteiten

Let op: De verhouding is niet altijd 80/20. Het kan ook 90/10, 95/5 of 99/1 zijn, maar de ongelijke verdeling gaat altijd op.

Samengevat: 20% van de oorzaken zorgen voor 80% van de resultaten. De sleutel? Ontdek de 20%.

Wil je meer over het 80/20 Principe weten, raad ik je The 80/20 Principle: The secret to achieving more with less van Richard Koch, aan.

Vier manieren hoe je het 80/20 principe benut

1) Je werktijd beperken terwijl je productiviteit stijgt
Zoals gezegd heb ik mijn vroegere fulltime baan van 40 uur beperkt tot 10 uur per week, terwijl alles - en zelfs beter - doorging. Dit gaf me ruimte aan de slag te gaan met nieuwe projecten waarmee we echt het verschil konden maken. Hoe? Door mezelf drie kritische vragen te stellen:

- Wat zijn de drie activiteiten waar ik dagelijks de meeste tijd aan besteed?
- Wat zijn de drie activiteiten waar ik eigenlijk de meeste tijd aan wil besteden?
- Wat zou ik doen als ik morgen nog maar twee uur mag werken?

2) Een wekelijkse to-do list en evaluatie van je werkzaamheden
Nadat je de tijdverspillers hebt geëlimineerd en je tijd en aandacht richt op de 20% van de activiteiten die zorgen voor het grootste resultaat, is het belangrijk dit zo te houden. Hier heb ik eerder over geschreven. Wekelijks een kwartiertje vrij maken voor een korte evaluatie:

– Welke 20% van mijn inspanningen heeft deze week gezorgd voor 80% van mijn progressie en succes, en waarom?
– Welke 20% van mijn inspanningen heeft deze week gezorgd voor 80% van de stagnatie en de ellende, en waarom?
– Welke actie(s) heb ik niet ondernomen, terwijl ik weet dat deze me absoluut voorwaarts had(den) geholpen, en waarom heb ik dat niet gedaan?

3) Het testen en valideren van aannames
Bij het opperen van nieuwe ideeën, is de reactie van veel mensen: "Ja, maar dat kan niet, want…” Herkenbaar? En vervolgens laten we ons hier - vaak onterecht - door tegenhouden.

Het 80/20 Principe leent zich uitstekend om groot te denken en vervolgens klein te starten.

Voorbeeld: Wanneer je tien projecten tegelijkertijd draait en het je eigenlijk boven het hoofd gaat, is het lastig alle tien de projecten te veranderen. Gevolg: Het gaat door zoals het gaat. Wel kun je één of twee projecten uitkiezen - uiteraard degene waarvan jij de kans dat het slaagt het hoogst inschat - en met het selecte gezelschap nieuwe werkafspraken maken.

Bij succes kun je je aanpak stap voor stap kopiëren naar de andere projecten. Lukt het niet, is de schade beperkt en is de kans groot dat jullie er van hebben geleerd. Win, win, win.

4) Het op gang krijgen (en houden) van een movement
In de blog over het vinden van early adopters voor je idee, gebruik ik het Pareto Principe ook. Grofweg gezien zijn de early adopters - de groep die open staat voor nieuwe ideeën - 20% van de totale populatie.

Wil je met jouw idee een movement starten, is het cruciaal dat je het grootste deel van je tijd en aandacht richt op deze early adopters. Wil je hier inhoudelijk meer over weten, lees de blog hierover dan even na.

Wat nu? Bepaal voor jezelf de cruciale 20%

Deze blog is vrij omvangrijk. Dat besef ik. Een uitleg, achtergrondinformatie en vier (uitgebreide) voorbeelden van concrete toepassingen. Ga voor jezelf na welke toepassing voor jou van belang is. Je hoeft niet direct alles tegelijk toe te passen. Ook hier geldt: Ontdek de cruciale 20% en wees voorbereid op een grote impact…