Emaildieet: Een maand zonder e-mail

De maand van het zelfverzonnen emaildieet zit er bijna op. Een maand waarin ik geen mail verstuurde. Het was een interessant experiment wat niet ongemerkt bleef in mijn directe werkomgeving. Het heeft me gedwongen creatief na te denken over mijn complete manier van communiceren en samenwerken met anderen. Het heeft me zelfs gedwongen na te denken over waarom ik de dingen doe zoals ik ze doe. En vooral hoe het anders, slimmer, leuker, effectiever en persoonlijker kan. Met het einde in zicht is het tijd om de balans op te maken.

Voorwaarden van het emaildieet:
1) Een maand geen uitgaande e-mail. Simple as that!
2) 1x per dag inkomende e-mail bekijken en verwerken.
3) Mijn omgeving moet niet hemel en aarde hoeven bewegen met mij te kunnen communiceren.

Gezond skeptisch om te beginnen

Natuurlijk wist ik ook niet wat me te wachten stond. En had ik ook zo mijn twijfels. De grootste op een rijtje:

1) Ga ik informatie missen? Dit wordt – zo weet ik nu – ook wel “FOMO” genoemd: Fear Of Missing Out.
2) De reactie en acceptatie van anderen. Toen ik over de challenge nadacht en het besprak met collega’s, varieerden reacties van “leuk, succes!” tot “komt hij weer met iets nieuws” en “doe toch eens normaal..”
3) Het allerbelangrijkste: Mijn overtuiging dat e-mail verkeerd wordt gebruikt en we hier met zijn allen veel tijd aan verliezen.

Wat heb ik geleerd van het Emaildieet?

1) Je mist NIKS! Of althans, dat denk ik, want wat je mist weet je natuurlijk niet… Nee, zonder gekkigheid. Juist door persoonlijker contact te zoeken dan e-mail, spreek je meer mensen waardoor je in minder tijd, meer kunt regelen en afspreken. De zinnen: “Nu ik je toch spreek, wat vind je hiervan…” en “Toch handig dat ik je even gesproken heb…” heb ik heel vaak gehoord de afgelopen maand!

2) Mensen reageren positief! Het triggert na te denken over hoe ze zelf communiceren. Jezelf afvragen waarom je iets doet zoals je het doet, is iets positiefs. En iets wat we naar mijn mening te weinig doen. Zeker als we het druk hebben. Maar door jezelf de vraag “Waarom?” te blijven stellen, haal je juist de druk van de ketel! 95% van de mensen die ik heb gesproken – en gek genoeg waren dat er meer dan normaal doordat mijn challenge aanleiding was voor veel gesprekken met nieuwe mensen – vindt het zelf vervelend een volle mailbox te hebben en zeggen e-mail vaak geen handige manier van communiceren te vinden! Bijna iedereen zei benieuwd te zijn naar mijn bevindingen en ervaringen. En die 5%? Ach, sommige mensen vinden niets leuk.

3) Mail is een tijdverspiller! In ieder geval de manier waarop e-mail wordt gebruikt is een tijdverspiller! We denken dat het snel en makkelijk is ‘even een mailtje te sturen’, maar hier gaat heel wat (verborgen) tijd aan verloren. Iemand mailen die je de volgende dag toch spreekt. Iemand mailen die aan de andere kant van de gang zit. Een mail sturen met meerdere vragen om vervolgens halve antwoorden terug te krijgen. En zo heb ik nog tientallen voorbeelden!
Mijn mening? We denken er niet bij na en hebben onbewust geaccepteerd dat ons e-mailgebruik ons tijd kost, stress oplevert, niet leuk is en er nu eenmaal bij hoort..

Mijn dagen zijn niet meer georganiseerd rondom mijn mailbox!

Het allergrootste voordeel heb ik tot het laatst bewaard en vooraf had ik niet gedacht dat dit zoveel impact zou hebben op mijn dagelijks werk/leven: Mijn dagen zijn niet meer georganiseerd rondom mijn mailbox! Als ik ‘s ochtends begin, open ik niet eerst mijn mailbox om te concluderen dat ik 50 ongelezen berichten heb: Oeff, stress!! Nu ga ik eerst aan de slag met actiepunten die al op mijn to do lijst stonden en waarvan ik eerder al heb bepaald dat ze belangrijk zijn!

Een gevoel van rust en controle

Juist de projecten waar je tegen op ziet en die op korte termijn niet direct resultaat opleveren, maar waarvan je weet dat als je ze hebt gedaan je voldoening voelt en ze op de lange termijn ontzettend nuttig zijn. Dat zijn de projecten die je voor je uitschuift, omdat ze niet dringend genoeg zijn/lijken! Door me minder afhankelijk te maken van mijn mailbox, heb ik mij voornamelijk kunnen focussen op juist die projecten! Ik heb de échte controle over wat ik doe terug.

Ik durf te zeggen dat ik productiever ben geweest dan ooit. Bizarre ervaring, omdat ik juist dacht dat het beantwoorden van vijf e-mails om 10 uur ‘s avonds productief was…

De maand is nog niet voorbij, maar ik ben overtuigd! Wil jij jezelf ook overtuigen? Probeer het 30 dagen uit! Wat heb je te verliezen?

###

Update 04 oktober 2018; deze blog schreef ik in 2013, en leidde tot ‘Hoe ik mijn full time baan in 10 uur per week doe‘, talloze lezingen en workshops over anders (samen)werken en uiteindelijke tot ‘De Wereld Rond in 80 Experimenten‘.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.