Vanochtend is een onderzoek gepubliceerd over ons e-mailgebruik. 16 biljoen e-mails van 2 miljoen mensen zijn geanalyseerd. Hoofdconclusie: De meeste e-mails worden binnen twee minuten beantwoord.

Inderdaad. Binnen twee minuten! Wat direct de vraag oproept: Wat doen we de hele dag - of juist niet - als we binnen twee minuten reageren?

Sinds een tijdje gebruiken we met We Quit Mail ons mailgebruik als aanleiding binnen organisaties het gesprek aan te gaan over hoe we samenwerken. Met elkaar. Online en offline. Samenwerken om het verschil te maken. En de juiste dingen te doen.

De meeste mails worden beantwoord binnen twee minuten. Ik vind het schokkend. Of stond in jouw functieomschrijving: “Belangrijke competentie: Heel snel e-mails beantwoorden”?

"Ik wil doen wat ik zelf belangrijk vind"

Aan het begin van een We Quit Mail Innovatietraject, peilen we altijd waar behoefte aan is. Binnen elke groep wordt de wens uitgesproken proactiever te willen werken. Oftewel, minder reactief aan de slag met wat anderen verwachten en meer doen wat zelf belangrijk wordt gevonden.

Terug naar het onderzoek. Een andere conclusie: Naar mate iemand meer e-mails ontvangt, daalt in verhouding het aantal verzonden reacties, maar wordt de reactietijd korter.

Iemand die meer mails ontvangt, kijkt dus vaker zijn inbox en reageert vervolgens sneller. Kortom, hoe meer mails iemand ontvangt, hoe reactiever hij is en wordt. Volkomen tegenstrijdig met waar behoefte aan is, namelijk doen wat je zelf belangrijk vindt.

Doorbreek de cirkel

Ons reactieve karakter is simpelweg een verslaving. Het ontvangen van een berichtje triggert hormonaal hetzelfde beloningssysteem als alcohol, drugs, nicotine en gokken. We willen steeds meer.

In combinatie met FOMO (Fear Of Missing Out), vangen we onszelf in onze inbox en nemen we niet de tijd na te denken voor we antwoorden. De focus ligt veel meer op kwantiteit (snelheid van het antwoord), dan op kwaliteit. Volgens mij houden we hiermee het systeem in stand en is het tijd de cirkel te doorbreken.

Bepaal aan het einde van je dag de prioriteit voor morgen. Gun jezelf de volgende ochtend een blok tijd voordat je inkomende berichten kijkt. Op deze manier kun je jezelf aanleren eerst dingen te doen die je zelf belangrijk vindt.

Laat je inbox met rust tot na 11:00 uur en ervaar het verschil in productiviteit, rust en plezier.

Geen e-mail voor 11:00 uur

Onderzoeken over hoe we dingen doen zijn goed voor de bewustwording. Het gaat niet om sneller reageren, maar om beter oplossen en plezieriger samenwerken.

Hopelijk staat in een volgende functieomschrijving: “Kijkt liever geen e-mail voor 11:00 uur. Weet namelijk zelf wat belangrijk is.”

Deze blog is eerder gepubliceerd op www.wequitmail.nl

Het artikel op ABC News vind je hier. En het hele rapport van het onderzoek hier.