Hoe ga je eigenlijk om met cc mail?

Hoe ga je eigenlijk om met cc mail?

Iedereen die gebruik maakt van e-mail kent het, cc’tjes. De afgelopen maand heb ik heel wat mensen over dit onderwerp horen klagen. Cc’tjes zijn een van de medeveroorzakers van een overvolle mailbox die grote delen van onze kostbare tijd opslokt. Het is simpel de halve wereld mee te nemen in het Cc-veld. Levert dit echter op wat je uiteindelijk wilt bereiken? Houd je anderen niet van hun werk in plaats van ze te informeren of te laten zien hoe productief jij bent. In deze blog wil ik wat richtlijnen meegeven die ons werkende leven (en dat van anderen) wellicht iets plezieriger en effectiever kunnen maken.

Waar is de Cc voor bedoeld?
De oorspronkelijke bedoeling van de Cc-functie is: “Mensen een bericht dat niet direct voor hun bedoeld is – maar waarvan jij hebt beoordeeld dat het goed is dat ze er van op de hoogte zijn – ter kennisname toe te sturen.”

Voor deze blog heb ik een mini onderzoekje op Twitter gedaan, en gemerkt:
1) Iedereen gaat anders om met cc’tjes.
2) Iedereen heeft andere verwachtingen bij een cc: ter kennisname of actie verwacht?
3) Cc’tjes worden gebruikt om jezelf in te dekken. “Ik heb je toch in de cc gezet…?!”
4) Veel mensen klagen over hoeveel cc’tjes ze ontvangen.

Hoe kan dit anders?
Maak werkafspraken! Spreek af wat anderen van je kunnen verwachten als ze jou in de cc zetten. Wil je überhaupt in de cc worden meegenomen? Wees hier open en eerlijk in. Dit voorkomt achteraf discussie en misverstanden. Zelf heb ik de regel dat als je wilt dat ik actie onderneem, je me of in ‘aan-veld’ zet of op een andere manier contact met me opneemt.

Dek je niet in met een Cc
Niet bij je collega’s, niet bij externen, niet bij je leidinggevende, bij niemand! Gewoon niet meer doen. Dit werkt veel prettiger, trust me. Daarnaast vertraagt het vaak de voortgang: “En toen moest die collega er ook nog weer wat van vinden…” (Ja, duh!! Jij neemt hem of haar mee in de cc…)

Focus je op de het goed uitvoeren van je werk in plaats van je energie te stoppen in het jezelf krampachtig indekken.

Denk zelf na voordat je iemand een cc stuurt
Is het echt noodzakelijk dat mijn manager dit weet? Kan ik het hem of haar niet gewoon vertellen als ik het onderwerp heb afgehandeld of in mijn maandelijks voortgangsoverleg? Draagt dit bij aan het resultaat dat ik wil bereiken? Vraag jezelf af waarom je iemand in het Cc-veld zet. Als je niet verder komt dan “Het leek me wel handig dat je dit ook wist..”, is mijn advies, doe het niet.

Geef een verwachting mee
Wanneer je besluit iemand in de cc mee te nemen, benoem de reden waarom je daar voor hebt gekozen. Verwacht je een actie of is het puur ter kennisname?

Filter je cc’tjes in een aparte map
Laat je cc’s met een ingestelde regel (google even hoe) binnenkomen in een aparte map in je mailbox. Zo filter je direct die lading cc-mail, waar je toch niet direct iets mee hoeft, uit je inbox.

Het belangrijkste is je te beseffen dat je in dit alles zelf een keuze hebt. Wees bewust van waarom je iemand een mail stuurt. Wees bewust van waarom je iemand in de cc meeneemt. Is dat om jezelf in te dekken of draagt het bij aan het eindresultaat?

Ps; Bedankt voor alle reacties op mijn oproep op Twitter! Uiteraard ben ik ook ontzettend benieuwd naar jullie reacties en inzichten op deze blog. Laat hier onder een reactie achter of contact me via Twitter of Linkedin!

###

One thought on “Hoe ga je eigenlijk om met cc mail?

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.